DURABLE

Kundennutzen

• Internationalität
• Unterstützung aller Geschäftsprozesse
• Migrationswerkzeuge für Ablösung der DCW-Software

DURABLE - Das Unternehmen

DURABLE ist einer der führenden Hersteller von Büroorganisations- und Präsentationsmitteln. Die Produkte werden durchweg einem hohen Funktionalitäts- und Designanspruch gerecht. Produktgruppen: Mappen und Hefter, Namensschilder, Registriersysteme, Schreibtischorganisation, EDV-Organisation, Information und Präsentation, Reinigungsprodukte, Archivierung.

Das SAP-Projekt

Das über die Jahre stetige Wachstum konnte in den 90er Jahren noch überwiegend durch eine IT-gestützte Finanzbuchhaltung bewältigt werden, die damals mit der DCW-Software realisiert wurde. Doch die Lösung stieß an ihre Grenzen, funktional wie geografisch. »Unsere Internationalisierung hin zu weit entfernten Märkten wie Russland, Asien und Australien erforderte schließlich eine moderne und vor allem global zukunftssichere ERP-Lösung, die alle Geschäftsprozesse besser unterstützte und auch für unsere komplexe Lagerlogistik flexibel und offen genug sein musste. Unsere ausführlichen Marktrecherchen ergaben, dass eine integrierte SAP-Lösung die von uns gestellten Anforderungen am besten erfüllen konnte«, erklärt Jürgen Schulte, Leiter ITK / ORG bei Durable. Gemeinsam mit dem Leiter Logistik, Michael Truß, begann die Auswahl des Implementierungspartners.

Als Partner für die Einführung der neuen Lösung wählte Durable im Rahmen einer Ausschreibung die SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme, die seit über 30 Jahren auf Kunden aus dem Mittelstand spezialisiert ist und weiß, wo dort der Schuh drückt. »Ganz wichtig war für uns aus Büroartikelhersteller auch, dass Steeb über spezielle Migrationswerkzeuge für das abzulösende DCW-System verfügte, so dass ein reibungsloser und weitestgehend risikoloser Übergang auf SAP möglich war und die Lieferbereitschaft stets sichergestellt werden konnte«, führt IT-Spezialist Schulte aus. Unterstützt wurde Steeb durch seinen Partner Gambit Consulting, den Durable bereits gekannt und daher ebenfalls in die Ausschreibung mit einbezogen hatte.

Die Projektleitung lag in den Händen von Durable. Dabei war ein Erfolgsfaktor, dass die Projektleitung aus der IT, Jürgen Schulte, und der Logistik, Michael Truß, gemeinsam gebildet wurde. Sie wurden von einem externen Projektleiter aus dem Steeb/Gambit-Team unterstützt, der auch als Vermittler bei Interessenskonflikten oder bei Stockungen fungierte.

In der ersten Phase wurde im Laufe von drei Monaten das Gesamtkonzept erstellt, in dem vor allem die durch SAP zu unterstützenden Geschäftsprozesse genau analysiert wurden. »Wir hatten zwar viele Standardabläufe, wie in jeder Firma gab es aber auch bei Durable Besonderheiten wie zum Beispiel die Preisfindung im Vertrieb oder unsere flexible Lagerabwicklung, an welche die Software später angepasst werden musste. Diese Planungsphase diente auch dazu, unsere neuen IT-Kollegen von Steeb und Gambit gut kennenzulernen«, erklärt Schulte.

Geplant wurden schließlich die Module für die Materialwirtschaft sowie das Lagermanagement, die Produktionsplanung, den Vertrieb, das Finanzwesen und das Controlling. Die praktische Einführung der ersten Module erfolgte in der Phase II von April bis Ende Dezember 2005. Als Hardware für die SAP Umgebung nutzt Durable zwei Midrange Server vom Typ IBM System i.

Da Durable kein »Big Bang Projekt« durchführen, sondern zunächst die gängigen Anwendungen realisieren wollte, begann das Team aus IT-Dienstleistern und Kundenmitarbeitern mit dem Customizing der Basis-Module FI, CO, MM und PP inklusive der Schnittstellen zu den Altsystemen im Lager und Vertrieb. »Diese beiden Bereiche wurden zunächst nur mit SAP verbunden, weil wir das neue System ein Jahr lang kennen lernen wollten. Zudem mussten Steeb und Gambit für die Lagerverwaltung und den Vertrieb teilweise Durable-spezifische Funktionalitäten entwickeln und in ABAP programmieren. Das wollten wir uns gerne für später aufheben«, resümiert Jürgen Schulte.

Natürlich wurden auch die Basis-Anwendungen vor ihrem Going Live Ende Dezember 2005 mit ausgesuchten Mitarbeitern in den Fachabteilungen eingehend getestet, um keine Überraschungen zu erleben. Nach erfolgreicher Testphase konnten insgesamt 150 User sofort mit dem System arbeiten.

Spannung in Phase III
Der spannendere Projektabschnitt startete dann im Jahr 2006 und wurde zum 1. Mai 2007 abgeschlossen: Die Anpassung, Programmierung und letztlich Inbetriebnahme der Module für Vertrieb und Lagermanagement, wobei die Integration der mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE) für die geschäftskritischen Prozesse rund um die Lieferung die wichtigste Rolle spielte.

Obwohl die Lagerabwicklung mit mobilen Transaktionen in SAP gerade im Mittelstand eher selten genutzt wird, setzte Durable auch hier auf die SAP-Software, die allerdings verschiedene Eigenentwicklungen erforderte. Diese wurden aber im eigenen Namensraum durchgeführt, so dass die Release-Fähigkeit von SAP erhalten bleibt.

Um hier auf der absolut sicheren Seite zu sein, testete das Team aus Steeb/Gambit- und Durable-Mitarbeitern den gesamten Durchlauf vier Mal. Dabei zeigten sich in der Performance anfangs Probleme bei den Antwortzeiten beim Scannen der Barcodes mit den Bluetooth-MDE. Von wenigen Millisekunden mit dem Altsystem war man plötzlich in den Sekundenbereich geraten, was natürlich viel zu langsam war. Im Wireless LAN riss die Funkverbindung ab. »Anfangs wusste keiner warum und je näher der Endtermin rückte, desto nervöser wurde die Geschäftsleitung«, erläutert Jürgen Schulte.

Schließlich wurde der Fehler dank des kompetenten Berater-Teams doch gefunden: Da alle MDE immer an einem Sammelpunkt gelagert werden sollten, wurde der in der Nähe liegende Access Point durch zu viele Signale gestört. Als diese eher einfache Ursache beseitigt war, lief das System reibungslos und auch mit guter Performance.

Lieferlogistik stark optimiert
Speziell durch die Kombination aus SAP-Standard und intelligent programmierter Eigenentwicklungen konnte Durable seine Lieferlogistik - vom Wareneingang bis zum Versand - optimieren und den Lieferservice zum Kunden hin auf hohem Niveau halten. »Neben der Implementierung in SAP war es wichtig, dass die MDE Abwicklung von der bisherigen ASCII-Oberfläche auf eine moderne grafische Oberfläche migriert wurde«, so der Logistikexperte Truß. Größter Vorteil ist heute die Integration aller Prozesse in einem System, in dem die Daten transparent und sehr schnell zur Verfügung stehen.

Speziell die Produktion hat heute enorme Vorteile durch bessere Informationen, welche Produkte wann und wie schnell an welchen Standorten gebraucht werden. Auch weitere Organisationseinheiten wie zum Beispiel neue Niederlassungen oder Lagerstandorte lassen sich über SAP kurzfristig in dem System abbilden. »Schnelle Reaktionsfähigkeit auf die Wünsche unserer Kunden und damit auch die Notwendigkeit, in Prozessketten flexibel eingreifen zu können, ist in unserer Branche entscheidend für den Erfolg. Durch die reibungsloseren und damit verbesserten Geschäftsprozesse machen wir mit gleicher Mannschaft deutlich mehr Umsatz«, bestätigt Schulte.

Entscheidend bei der Einführung von SAP war das gut funktionierende Team über den gesamten Projektzeitraum. »Wichtig war uns die Motivation des Projektteams. Durch mehrere Veranstaltungen, vom Kick Off Meeting bis zur Projektabschlussfeier, konnten wir den Spannungsbogen aufrecht halten«, betont Michael Truß.