pro medico HandelsGmbH

Das Cloud ERP-Projekt beim österreichischen Pharmagroßhändler Promedico beinhaltete die Abbildung und Aktivierung der SAP Business ByDesign-Prozesse von Logistik, über Projektmanagement und Personalmanagement bis hin zur Finanzbuchhaltung und einem umfassenden Controlling. Ein wichtiger Aspekt im Projekt war die Optimierung und Erstellung von reliablen Reports und KPIs, sowie diese übersichtlich über ein modernes Dashboard für verschiedene Unternehmensbereiche abzubilden.

Dazu gehört auch die transparente Abbildung automatisierter Prozesse eines Pharmagroßhändlers, wie Aktivitäts- und Kundenverwaltung, Auslieferungen, Retouren bis hin zur Finanzbuchhaltung und das damit verwobenen Controlling – und das alles teilweise über SAP Business ByDesign hinaus.

„Dank SAP Business ByDesign stehen Promedico jetzt alle relevanten Daten in einem System zentral zur Verfügung. Dadurch ergeben sich gerade im Vertrieb ganz neue Optionen, etwa eine echte 360-Grad-Sicht auf Kunden, Zielgruppen, geplante und laufende Aktivitäten. Durchgängige und überall einsehbare Belegflüsse führen zu transparenten Lieferketten und eine automatisierte Bedarfsplanung und Beschaffung sind nun möglich.“ Gabriel Buchmann, Head of Supply Chain Management

Promedico ist ein österreichischer Pharmagroßhändler, der auch Standorte in Deutschland unterhält. Pharmaberatung und Veranstaltungsorganisation runden das Angebot ab. Die Prozesse bei promedico sind anspruchsvoll - Artikel in größeren Mengen in kurzer Zeit bereitstellen, über 1.000 Rechnungsbelege pro Monat abrechnen, mehr als 40.000 Kundendaten pflegen und aktuell halten - diesen Herausforderungen sieht Promedico täglich entgegen.

Das alles war mit den historisch gewachsenen Insellösungen im Haus nicht mehr zu bewältigen. promedico suchte daher nach einer IT-Lösung, die alle Prozesse zwischen Auftragseingang und Ergebnisrechnung vollständig integriert und auch für strategische "Basisarbeit" einsetzbar ist, wie etwa die Zielgruppendefinition und Marketingkampagnen.
Entsprechend komplex ist der Anforderungskatalog für die IT-Prozesse: Aufträge müssen in großer Zahl effizient abgewickelt, Bestände in Echtzeit abgefragt und aufgefüllt werden können. Chargen müssen lückenlos verfolgt, externe Logistikdienstleister vollständig in die Abläufe eingebunden werden. Aktualität, Transparenz, Sicherheit - darum geht es überall.
Reports und Auswertungen von Deckungsbeiträgen über Rentabilität bis hin zu Lagerumschlag und Besuchsberichten von Kunden werden quasi ständig benötigt, weshalb es nötig ist fähige, stabile Prozesse abzubilden.

Den Zuschlag erhielt die Cloud ERP-Lösung SAP Business ByDesign mit dem Funktionspaket für den Handel. Die Herausforderung beim Projekt lag in der umfangreichen Datenmigration aus den Einzelsystemen in die neue übergreifende Plattform. Außerdem mussten Abläufe zur Chargenverfolgung definiert und eine Schnittstelle zur Anbindung von Dienstleistern entwickelt werden. Zudem galt es die Prozesse der verschiedenen Standorte in Deutschland und Österreich im neuen System zusammenzuführen. Trotz dieser Fülle von Anforderungen betrug die gesamte Projektlaufzeit weniger als drei Monate. Das Projekt wurde mit Unterstützung von arvato Systems und dessen österreichischen Lösungspartner, der All for One Steeb aus Graz, umgesetzt.

Dank SAP Business ByDesign stehen Promedico jetzt alle relevanten Daten in einem System zentral zur Verfügung. Dadurch ergeben sich gerade im Vertrieb ganz neue Optionen, etwa eine echte 360-Grad-Sicht auf Kunden, Zielgruppen, geplante und laufende Aktivitäten.
Viel mehr Transparenz steckt nun auch im Verwalten der Lieferketten, weil die Belegflüsse durchgängig und überall einsehbar sind. Mit der Planung von Bedarf und Beschaffung kann Promedico jetzt ebenfalls auf einer leistungsstärkeren Basis aufsetzen, während der gesamte Warenbestand jederzeit mit einem Blick einsehbar ist.
Von SAP Business ByDesign profitiert Promedico bei der Gestaltung und Verwaltung seiner Geschäftsabläufe - aber vor allem die Kunden, die viel schneller und genauer informiert und bedient werden können.

Promedico ist ein junges und dynamisches Unternehmen, das großen Wert auf eine professionelle Kundenbetreuung legt und innerhalb seiner Digitalisierungsstrategie auf Lösungen aus der Cloud setzt. Die neue CRM-Lösung sollte den Prozessen in einer aufstrebenden Branche gerecht werden und sich durch Transparenz, Effizienz und Skalierbarkeit auszeichnen. Der Vertriebsaußendienst spielt bei Promedico eine zentrale Rolle und entsprechend wurde das Augenmerk auf Funktionen wie Besuchsplanung, mobile 360° Kundensicht und durchgängige Prozesse im Auftragsabschluss gelegt.

Mit SAP Sales Cloud wird die Vertriebsarbeit bei einem stetig wachsenden Kundenstamm optimal unterstützt. Das mobile CRM trägt zur systematischen Verbesserung der Vertriebsperformance bei und sorgt mit schlanken Geschäftsprozessen, transparenten Berichte und Analysen, einer verbesserten internen Zusammenarbeit sowie dynamischen Kundenprofile für eine Kundenbetreuung auf Top-Niveau.

• Strategischer Vertrieb wird durch übergreifendes Reporting in Echtzeit unterstützt.
• Verbesserung der Zusammenarbeit von Innen & Außendienst: Kundenanfragen können sofort und ohne großen Aufwand bearbeitet werden. Das spart wertvolle Ressourcen und erhöht die Kundenzufriedenheit.
• Mobilität im Vertriebsaußendienst: vom Gebietsmanagement bis zur Besuchsplanung, von der Gesprächsvorbereitung bis zur mobilen Auftragserfassung – sämtliche Tätigkeiten können mühelos von unterwegs durchgeführt werden.
• Zentrale Datenhaltung & 360° Kundensicht: in der digitalen Kundenakte sind sämtliche relevanten Informationen stets abrufbar.
• Verbessertes Onboarding: Neue Mitarbeiter können sich rasch und unkompliziert einlesen und Echtzeitdaten sind jederzeit und ortsunabhängig einsehbar.