TSI GmbH & Co. KG

Mit Hilfe von SAP ERP realisiert die mittelständische TSI GmbH & Co. KG hohe Informationsgewinne und kürzere Durchlaufzeiten. Eine ­Besonderheit des Einführungsprojekts war die elektronische Abbildung des gesamten ­For­mularwesens. Direkt aus der SAP-Anwendung heraus erstellt TSI nun unterschiedliche Dokumente im PDF-Format, die sich bequem per E-Mail an die Geschäftspartner versenden lassen. Nicht jeder Verbraucher kennt die TSI GmbH & Co. KG (TSI), aber die Produkte - Instantprodukte, Gewürze, Süßwaren und alkoholfreie Getränke - sind in aller Munde.

Über 2000 Artikel hat der Mittelständler über die Jahre gemeinsam mit internationalen Herstellern entwickelt und als Preiseinstiegs- und Handelsmarken in die Regale des westeuropäischen Einzelhandels gebracht. Das aktuelle Sortiment umfasst 1200 Produkte, die vorwiegend von ausländischen Partnern hergestellt werden. Um Distribution und Logistik kümmert sich der Lebensmittelspezialist. Dadurch haben vor allem kleinere ausländische Hersteller einen entscheidenden Vorteil: Sie müssen keine eigene Vertriebsstruktur aufbauen, um ihre Waren beispielsweise in Deutschland zu platzieren.

Kunden und Partner effizient einbinden
TSI behauptet sich in einem internationalen Marktumfeld mit vielfältigen Herausforderungen. Vom Standort Zeven - zwischen Hamburg und Bremen gelegen - aus koordiniert das Unternehmen den weltweiten Einkauf. Zugleich muss es für einen reibungslosen Warenfluss sorgen. Damit Bestellungen pünktlich im Einzelhandel ankommen, ist außerdem eine schnelle Auftragsbearbeitung erforderlich. Das ist nur möglich, wenn alle Lieferanten möglichst eng in die internen Prozesse eingebunden sind.

Bislang vertraute der Mittelständler dabei auf eine kaufmännische IT-Lösung. »Wir ­haben das alte System mit viel Liebe zum Detail ständig an unsere steigenden Anforderungen angepasst«, sagt Geschäftsführer Kay Gerlach. »Letztlich hat sich aber gezeigt, dass es unseren Wachstumszielen klare Grenzen setzt.«

Neustart nach 100 Tagen
Um die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden weiter zu intensivieren, schaute sich TSI nach einer integrierten Lösung um. Da der größte Hersteller von TSI-Produkten bereits auf SAP-Anwendungen vertraut und mit einer eigenen SAP-Lösung vollständig kompatibel sein würde, schieden andere Software Anbieter schnell aus. Den Ausschlag gab letztlich eine Präsentation der Unternehmenssoftware SAP ERP beim SAP-Partner Steeb. »Nach zwei Stunden war uns klar: Wir steigen um auf SAP«, erinnert sich Kay Gerlach. Die Lizenzen wurden dann auch beim SAP-Partner Steeb erworben, die Implementierung vor Ort übernahm der Steeb-Partner Open Systems Consulting GmbH (OSC). Unter der Leitung von Jörg Radler, Leiter SAP bei TSI, überspielte das Projektteam die vorhandenen Artikel- und Kundenstammdaten.

Anschließend passte es die Grundeinstellungen der Software an die Bedürfnisse von TSI an. Nach rund 100 Tagen stand die Lösung bereit. Eingeführt wurden Funktionen für Controlling, Finanzbuchhaltung, Material- und Lagerwirtschaft sowie für den Vertrieb und die elektronische Dokumentenverwaltung. »Wir haben das Altsystem pünktlich zum vereinbarten Termin abgeschaltet und mit der SAP-Software eine Rechnung gestellt. Das hat sofort funktioniert«, sagt Jörg Radler.

Aufträge automatisch bearbeiten
Statt verschiedener Anwendungen nutzt TSI nun eine integrierte Software mit unternehmensweit einheitlichen Daten. »Dadurch ist die Zusammenarbeit zwischen Warenwirtschaft, Controlling und Rechnungswesen einfacher und produktiver geworden«, erklärt Geschäftsführer Kay Gerlach. Beispielsweise sind die Verrechnungspreise sofort nach der Faktura im Controlling verfügbar. Anschließend stehen sie für Analysen und Berichte bereit. »Bei Bedarf kann ich sofort einen Bericht über die Deckungspreise aufrufen und weiß dadurch jederzeit, ob die Handelsspanne stimmt. Das war vorher nicht möglich« erklärt Kay Gerlach.

Auch die manuelle Datenübergabe zwischen Warenausgang und Finanzbuchhaltung ist bei TSI endgültig Vergangenheit. Sie erfolgt heute ebenso automatisch wie die Auftragsbearbeitung. So legt die Software bei eingehenden Kundenbestellungen per Electronic Data Interchange (EDI) automatisch Vertriebsaufträge mit den dazugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen an. Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten und eine weitgehende Entlastung der Verwaltung. »Durch die Automatisierung haben wir viele manuelle Zwischenschritte eingespart«, erläutert Kay Gerlach. »Wir können unsere Mitarbeiter somit verstärkt für andere wichtige Aufgaben einsetzen.«

Elektronische Dokumente statt Papier
Im Rahmen des Projekts hat TSI nahezu das gesamte Formularwesen elektronisch abgebildet. Als Basis dafür dienen die Funktionalitäten von Adobe Document Services (ADS). Heute erstellt TSI direkt aus der SAP-Anwendung heraus unterschiedliche Dokumente im PDF-Format, die sich bequem per E-Mail an die Geschäftspartner versenden lassen - von Angeboten über Auftragsbestätigungen bis hin zum kompletten Produktkatalog. Eine Besonderheit dabei ist die fotorealistische Qualität der Formulare. Der Grund: Dank ADS lassen sich hochauflösende Grafiken oder Fotos von Produkten und Mitarbeitern verlustfrei importieren und nahezu beliebig skalieren.

»Das macht unsere elektronischen Unterlagen zu einem vollwertigen, aber wesentlich flexibleren Ersatz für Papierdokumente«, sagt Kay Gerlach. Nach zwei Monaten produktiver Arbeit fällt das Fazit durchweg positiv aus: »Wir wollten mehr Transparenz gewinnen und spürbare Rationalisierungseffekte. Beides haben wir erreicht.« Dass das ohne die SAP-Lösung und die Einführungsunterstützung durch die Open Systems Consulting GmbH nicht möglich gewesen wäre, darüber ist man sich bei TSI einig.

• Informationsgewinn und Rationalisierungseffekte
• Verkürzung von Prozess-Durchlaufzeiten
• Konsequente Nutzung von elektronischen Formularen bei der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten