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Enterprise Content Management (ECM) (Add-On SAP)

Sehr viele Prozesse im Unternehmen erzeugen Dokumente, werden durch ein Dokument gestartet oder im Laufe der Verarbeitung mit Dokumenten von externen Quellen ergänzt. So nimmt das Thema Dokumentenmanagement einen wichtigen Stellenwert innerhalb unternehmensinterner Abläufe ein. Das manuelle Abtippen von Informationen von einem Blatt Papier ins ERP-System ist in vielen Unternehmen immer noch Usus und bündelt einen großen Teil der Arbeitszeit: Jede Bestellbestätigung, jeder Lieferschein, jede Eingangsrechnung, die per Papier oder E-Mail ins Unternehmen gelangt, muss durch einen Mitarbeiter angeschaut und verarbeitet werden.

Eine möglichst enge Integration in das SAP ERP-System erleichtert den Umgang mit solchen Belegen, schafft Effizienz bei der Verarbeitung und sorgt dafür, dass Redundanzen vermieden werden. Ein rein elektronischer Datenaustausch direkt zwischen dem IT-System des Geschäftspartners und dem eigenen ERP ist dabei – insbesondere für größere Kunden / Lieferanten – ein wichtiger Baustein.

Beschreibung

Dokumentenmanagement: Verwaltung und Organisation von Dokumenten aller Art

Das klassische Dokument per Brief oder auch per E-Mail lässt sich nicht immer vermeiden. Hier schaffen komfortable Scannerlösungen in Kombination mit Datenextraktion Abhilfe. So können wichtige Informationen automatisiert ausgelesen werden. Aus dem Papier wird mit wenigen Verarbeitungsschritten ein elektronischer Datensatz. Auch völlig unbekannte Belege können durch die Software erkannt und verarbeitet werden. Dank einer einfachen Trainingsfunktion lernt das System und die Erkennung wird stetig verbessert. Die ausgelesenen Daten können wie eine EDI-Nachricht im ERP-System problemlos und komfortabel weiterverarbeitet werden, das Originaldokument bleibt dabei jederzeit verknüpft. Sie vermeiden typische Fehler bei der Übernahme und verkürzen die Durchlaufzeit Ihrer Geschäftsvorgänge merklich.

SAP Business Workflow: Prozessautomatisierung, -steuerung und -freigabe

Mit SAP Business Workflow sind Sie in der Lage ihre Prozesse zu automatisieren. Das System sorgt dafür, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Person adressiert werden. Die Workflow-Technologie wird besonders bei arbeitsteiligen Prozessen mit hohem Mengengerüst empfohlen, wie z.B. zusätzlich protokollierungspflichtige und/oder zeitkritische Prozesse. Bei diesen komplexen Prozessabläufen, egal ob diese häufig oder selten bei Ihnen anfallen, hilft Ihnen der automatisierte Ablauf dabei, Ihre Prozesssicherheit zu erhöhen. Fehler aufgrund manueller Bearbeitung und Recherchen entfallen. Stattdessen beschleunigen Sie die Abarbeitung durch die unmittelbare Weiterleitung in die Arbeitsvorräte. Bei rechtsrelevanten Prozessen können Sie eine Digitalen Signatur einbinden und berücksichtigen so die Dokumentationspflicht.

Funktionen & Vorteile

  • Einfache Integration ins bestehende SAP ERP-System
  • Scan, OCR und Belegauswertung direkt in SAP möglich
  • Dokumente abteilungs- und standortübergreifend im Blick behalten
  • Dokumentenmanagement auf einer zentralen Plattform
  • Unternehmensprozesse transparent und ohne Medienbrüche verwalten
  • Protokollfunktion mit Fristensteuerung und Erinnerung inklusive
  • Geschäftsdokumente und E-Mails revisionssicher archivieren
  • SAP Business Workflows unterschiedlichsten Bereichen wie Einkauf, Vertrieb, Qualitätsmanagement bis hin zum Materialmanagement möglich

EDI exakt: Basis für digitale Prozesse mit Geschäftspartnern

Als Geschäftsführer oder als Verantwortlicher für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen haben Sie sich bestimmt schon darüber Gedanken gemacht, wie Sie unnötige administrative Aufwände reduzieren können. Geschäftsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren ist dabei ein sinnvoller Ansatzpunkt. Geschäftspartner zu überzeugen, dass Sie Bestellungen, Rechnungen usw. künftig digital mit Ihnen austauschen, kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und manchmal vielleicht auch anstrengend sein, aber das Ergebnis wird Sie begeistern: Sie reduzieren unnötige Kosten, senken die Fehlerquote, erhöhen die Transparenz und erhöhen die Geschwindigkeit.

Bestellbestätigungsmonitor

Unser SAP Add-On Bestellbestätigungsmonitor unterstützt Sie dabei, Bestätigungen, die als Papier- oder PDF-Beleg (per E-Mail) eintreffen, durch eine intelligente Auslesesoftware zu analysieren. Je strukturierter der Beleg, desto mehr Daten werden automatisch durch das System erkannt und in den Prozess geleitet. Das lästige Abtippen dieser Informationen entfällt. Die so gewonnenen Daten werden in SAP gegen die Werte im Bestätigungssteuerungsschlüssel geprüft. Durch eine übersichtliche Ampeldarstellung werden Abweichungen von Menge, Preis oder Lieferdatum sofort deutlich und der Sachbearbeiter kann reagieren. Für eine rein manuelle Erfassung lassen sich Bestellbestätigungen auch komfortabel über eine Tabellenansicht erfassen. Der mühsame Aufruf der einzelnen Positionen entfällt. Ein Absprung in Einkaufsbelege und in die aktuelle Bedarfs- und Bestandssituation ist ebenfalls möglich. Sie bearbeiten Bestellungen so viel effizienter und beschleunigen Ihre internen Einkaufsprozesse spürbar.

Rechnungscockpit

Das All for One Rechnungscockpit ist ein Add-On, das alle Eingangsrechnungen eines Unternehmens in einer übersichtlichen, einfach zu bedienenden Oberfläche innerhalb von SAP zusammenfasst. Im Rechnungscockpit finden Sie alle gescannten Papierbelege, EDI-Nachrichten und andere digitale Dokumente (PDF, TIFF, usw.). Eingehende Papierrechnungen werden direkt nach dem Posteingang gescannt und die Dokumente zentral auf einen Server übertragen. Inhalte wie Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsdatum, Bestellnummern werden automatisch erkannt – das Ganze erfolgt mittels der Stammdaten aus SAP. Rechnungen, die per E-Mail oder anderen elektronischen Wegen eintreffen, werden hier ebenfalls empfangen – und auf die gleiche Weise elektronisch, ohne Medienbruch, weiterverarbeitet.

Wir machen aus Papier mit wenigen Verarbeitungsschritten einen elektronischer Datensatz wird? Das ist keine Magie, sondern Enterprise Content Management von All for One Steeb.

Martin Had, Solution Architect ECM, All for One Steeb

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Redouan Tollih Sales Manager Business Integration
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